Nachdem wir das lange selber gemacht haben, möchten wir die Verwaltung unserer Stockwerkeigentums­gemeinschaft mit acht Wohneinheiten extern vergeben. Wie gehen wir vor? Was muss in einem Verwaltungsauftrag geregelt werden? Wie weit ist der Handlungsspielraum einer externen Verwaltung? Gibt es gesetzliche Vorschriften?

Für das reibungslose Bestehen der STWE-Gemeinschaft ist die kompetente Ausführung der Verwaltungsaufgaben von zentralere Bedeutung. Insbesondere bei grösseren Gemeinschaften empfiehlt es sich, eine kompetente externe Liegenschaftsverwaltung damit zu betrauen.
Von Gesetzesseite werden die Aufgaben und Pflichten einer Verwaltung nur in Grundzügen festgesetzt (Artikel 712s und 712 ZGB). Angesichts der Bedeutung der Verwaltung ist der Gemeinschaft deshalb dringend zu empfehlen, die Aufgaben und Kompetenzen des Verwalters im Reglement und insbesondere im Verwaltungsvertrag vollständig und genau zu definieren. (Siehe auch „Checkliste zur Ausschreibung von Verwaltungsmandaten STWE des Hauseigentümerverbandes HEV Schweiz“). In erster Linie hat vide Verwaltung dafür zu sorgen, dass bei der Benutzung der gemeinschaftlichen Teile sowie der Sonderrechtseinheiten die Vorschriften von Gesetz, Reglement und Hausordnung beachtet werden. Daneben ist sie für die Ausführung der Beschlüsse der Eingentümerversammlung besorgt. Zudem hat die Verwaltung regelmässig den Zustand der Liegenschaft zu prüfen (technische Verwaltung). Sie hat die Hauswartung und den Gartenunterhalt zu organisieren und zu überwachen und die Eigentümerversammlung rechtzeitig über den erforderlichen Unterhaltsbedarf zu informieren.

In dringenden Fällen ergreift die Verwaltung selbstständig Massnahmen zur Abwehr oder Beseitigung von Schäden. Mit Vorteil wird der Verwaltung sodann ein Kompetenzbetrag (z.B. 2500 Franken pro Auftrag exkl. Heizenergie) eingeräumt, innerhalb dessen sie selbständig über Ausgaben entscheiden kann. Darüber hinausgehende Massnahmen für Reparaturen und notwendige Unterhaltsarbeiten hat die Verwaltung der Versammlung rechtzeitig anzuzeigen und entsprechende Vorschläge zu unterbreiten.
Daneben ist die Verwaltung kraft Gesetzes auf für den Finanzbereich der Gemeinschaft verantwortlich (administrative Verwaltung). Dazu gehören die Rechnungsführung, das Erstellen der Jahresrechnungen, einschliesslich der Aufschlüsselung und Verteilung der Gemeinschaftskosten unter die Eigentümer sowie das Vorlegen des Budgets für das kommende Jahr. Die Verwaltung besorgt das Inkasso der festgelegten Vorschüsse und Beiträge an die Gemeinschaftskosten und Einlagen in den Erneuerungsfonds sowie die Saldo-Nachzahlungen und Rückvergütungen.

Um Streitigkeiten von vornherein zu verhindern, sind nicht nur der Umfang der Verwaltungsaufgaben, sondern auch die Vergütung dafür im Verwaltungsvertrag genau festzulegen. Als Entschädigung wird in der Regel ein Pauschalhonorar vereinbart. Werden dem Verwalter zusätzliche ausserordentliche Aufgaben übertragen, so ist die Entschädigung separat zu vereinbaren.

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